Большинство пользователей знает, что почтовая программа Outlook хранит полученные почтовые сообщения с расширением eml в файлах PST, но в каком месте – знают далеко не все. Сегодня мы вам расскажем о том, где Outlook хранит PST файл и как переместить все файлы почтовых сообщений на другой диск.

Что же такое PST файл?

Формат PST или «personal storage table» является форматом файлов, который Outlook использует для хранения всех данных, включая почту, контакты, календарь и другие. Эти данные могут быть сжаты или зашифрованы, в зависимости от ваших настроек. Вы должны понимать, что Outlook сильно замедляет свою работу с ростом количества данных, хранимых в PST файле. Для решения этой проблемы Outlook будет вам постоянно предлагать выполнить архивацию старых сообщений.

Вы также можете столкнуться с другими файлами, имеющими расширение.ost и находящимися в рабочем каталоге программы. OST файлы имеют очень схожий формат с PST файлами, но обычно используются только для оффлайнового хранения почтовых архивов.

Ищем PST файл

Вы можете очень быстро найти текущее размещение PST через настройки Outlook. Например, в Outlook 2010 вам для этого нужно открыть раздел главного меню «Файл», а в нем выбрать пункт «Настройки учетных записей…». В версии Outlook 2007 пункт «Настройки учетных записей…» доступен через другой раздел меню «Сервис».

После выбора этого пункта откроется диалоговое окно «Настройки учетных записей». Открыв вкладку «Файлы данных» вы увидите список размещения (по умолчанию) файлов формата PST и OST. Здесь вы можете самостоятельно выбрать размещение каждого файла, для чего необходимо нажать на кнопку «Открыть папку…», что вызовет открытие каталога Outlook в проводнике.

Обратите внимание, что некоторые учетные записи, например — от сервиса Hotmail, будут сообщать вам о том, что файлы с данными недоступны (not available). Тем не менее, если вы все-таки откроете каталог размещения, то вы их там найдете.

Так где же хранятся PST файлы?

По умолчанию PST файл сохраняется в каталог текущего пользователя в системной папке documents and settings . Для того, чтобы зайти в этот каталог в Windows 7 или Vista введите в адресной строке проводника следующий путь:

%localappdata%\Microsoft\Outlook\

В Windows XP путь несколько отличается:

%appdata%\Microsoft\Outlook\

Как переместить PST файл?

Если свободное место на локальном диске компьютера подошло к концу, и вы желаете перенести файлы Outlook в другое место, то для этого отлично подойдет внешнее хранилище. По умолчанию, если вы без всяких настроек перенесете файлы данных Outlook на новое место, то почтовая программа автоматически сформирует новый PST файл по старому пути, для чего будет потрачено много времени (будет выполнена повторная загрузка почтовых сообщений). К тому же, вы потеряете доступ к старым, ранее сжатым сообщениям. Здесь вам стоит напомнить о ситуации, когда подобный объект используется другим пользователем или программой .

Для того, чтобы это не произошло, первое, что вам нужно сделать, это изменить через реестр путь, по которому Outlook хранит файлы. Закройте почтовую программу и запустите через строку поиска стартового меню (или команду «Выполнить») исполняемый файл редактора реестра «regedit». В зависимости от версии Outlook, которую вы используете вам необходимо открыть следующие ветки реестра:

Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\

Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook\

Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook\

После чего нажмите в левой панели редактора реестра на папке «Outlook» правой клавишей мыши и через контекстное меню выберите создание нового параметра «Расширяемый строковый параметр».

Присвойте новому параметру название «ForcePSTPath», а после того как он будет создан, выберите его редактирование, для чего достаточно на нем дважды нажать левой клавишей мышки.

В открывшемся окне «Изменение строкового параметра» вам следует указать новый путь, по которому будут храниться файлы данных Outlook, а затем нажмите «ОК».

Теперь вы можете смело перенести все данные Outlook в новый каталог на внешнем хранилище. Запустите почтовую программу – теперь в ней все будет выглядеть так, как вроде бы вы ничего не делали.

Заключение

Неважно, кто вы – профессионал, который годами получает служебную почту через Outlook или частное лицо, которое хочет иметь копию почтовых сообщений с аккаунта Gmail, Outlook остается самым распространенным и удобным приложением. Теперь вы знаете намного больше о том, как работать с файлами данных этой программы.

Сегодня хочу рассказать как найти отредактированные файлы в Outlook. Когда я был системным администратором и мне приходилось обжаться и помогать рядовым пользователям, то были ситуации когда им приходило письмо с вложением и они открывали его прямо из Outlook, редактировали, а потом только осознавали, что изменения не сохранились, не знаю то ли из за невнимательности, то ли из за своей неграмотности, но оказывается такие файлы не потеряны.

Где же хранятся файлы

Microsoft уже давно сталкивается с данной ситуацией и в настройках outlook сохраняются такие файлы после редактирования из письма, для каждой операционной системы это свой путь.

%username% это имя вашей учетной записи

• Для Windows XP : C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.Outlook\
• Для Windows 7 : C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\
• Для Windows 8.1 C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\ Content.Outlook\

Напомню, что данная папка будет скрытой, как поставить отображение скрытых папок смотрите по ссылке.

и научите пользователей, хоть немного быть более внимательными, и не перекладывать, все на плечи системного администратора, который по их мнению должен исправлять все их тупости

Чтобы еще больше упростить вам жизнь да и пользователь может опять забыть где это лежит и снова вас напрячь вопросом, где мои файлы, я вам дам утилитку outlooktempcleaner , она сможет ему постоянно открывать эту папку (Content.Outlook), где лежат отредактированные файлы через outlook.

Устанавливаем outlooktempcleaner, откроется мастер жмем next

при желании можем указать свой пусть установки

Через пару секунд у вас установится данная утилита, запускаем ее через кнопку пуск .

В открывшейся утилите жмем Open Folder. Она вам откроет нужную папку с вашими искомыми файлами.

Программа Outlook Express входит в начальную установку операционной системы Windows XP и, поэтому, широко распространена среди пользователей. За нее не надо платить дополнительно и Outlook Express позволяет выполнять основные операции с электронной почтой и даже вести адресную книгу со всеми необходимыми контактными данными.

К недостаткам почтовой программы можно отнести слабую безопасность хранения информации и отсутствие механизма резервного копирования. Но последнюю проблему можно решить вручную. На практике иногда встает задача переустановки операционной системы с сохранением личной переписки пользователя, либо задача переноса сообщений электронной почты, хранящейся в Outlook Express, на другой компьютер. Здесь и понадобится ручное резервное копирование имеющейся переписки и адресной книги с контактами.

Процесс переноса данных электронной почты можно разделить на несколько этапов:

Резервное копирование сообщений электронной почты.

Резервное копирование адресной книги.

Восстановление сообщений электронной почты.

Восстановление адресной книги.

Резервное копирование сообщений электронной почты

Самый важный этап. Необходимо вручную скопировать файлы, которые хранят все письма электронной почты на другой диск. Но в первую очередь следует узнать, где находятся файлы почты в Outlook Express.

Резервное копирование адресной книги

Если у Вас большая адресная книга или в ней имеются очень важные контактные данные, то их, как и сообщения электронной почты, следует зарезервировать, чтобы не потерять нечто важное.

Восстановление сообщений электронной почты

Когда Вы запустите новый Outlook Express (после переустановки Windows XP или сделаете это на другом компьютере), сразу после настройки учетных записей электронной почты можно восстановить все сохраненные ранее сообщения. Для этого:

Закройте программу Outlook Express.

Убедитесь в том, что Вам доступен показ скрытых файлов.

Перейдите в папку по следующему пути «C:\Documents and Settings\Имя пользователя\Local Settings\Application Data\Identities\{Папка с набором букв и цифр}\Microsoft\Outlook Express» и скопируйте поверх имеющихся файлов, те, которые Вы зарезервировали ранее на первом этапе данной статьи.

Запустите Outlook Express. Папки «Входящие», «Исходящие», «Отправленные» и т. д. Будут содержать Ваши старые письма электронной почты.

Восстановление адресной книги

К восстановленным сообщениям электронной почты можно добавить и контакты адресной книги, сохраненной в файл CSV на этапе 2.

Файлы данных Outlook (PST), созданные в приложении Outlook 2010, сохраняются на компьютере в папке Документы\Файлы Outlook . В операционной системе Windows XP эти файлы создаются в папке Мои документы\Файлы Outlook .

При обновлении приложения Outlook до версии 2010 файлы данных, созданные ранее в предыдущих версиях Outlook, сохраняются в другом расположении в скрытой папке.

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя

Остальное:

Файл данных Outlook (OST)

OST-файл синхронизируется с элементами на сервере, на котором запущен Exchange. Поскольку данные остаются на сервере Exchange, можно повторно создать этот OST-файл на новом компьютере без необходимости создания резервной копии этого OST-файла.

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings

Личная адресная книга (PAB)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

ПРИМЕЧАНИЕ. Личные адресные книги (PAB) не поддерживаются в Outlook 2010. При обновлении до Outlook 2010 предлагается импортировать любой PAB-файл в «Контакты». Если PAB-файл не импортирован при первом запуске Outlook 2010, его можно импортировать позднее с помощью командыИмпортировать в режиме Представление Microsoft Office Backstage.

Автономная адресная книга (OAB)

Автономная адресная книга (OAB) используется учетными записями сервера Microsoft Exchange. Она содержит такие сведения, как имена, адреса электронной почты, названия и сведения о расположении офиса, из глобального списка адресов (GAL) на сервере, на котором запущен Exchange.

Не требуется создавать резервную копию этого файла или восстанавливать его. Этот файл создается и обновляется автоматически.

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Файл настройки области навигации (XML)

Этот файл содержит сведения о содержимом области навигации .

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Outlook\имя_профиля .xml

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook\имя_профиля .xml

Зарегистрированные расширения Microsoft Exchange (DAT)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Список автозавершения контактов Outlook

Автозавершение - функция, предлагающая имена и адреса электронной почты по мере их ввода. Предлагаемые варианты - это возможные соответствия из списка имен и адресов из отправленных сообщений электронной почты. Этот список называется списком автозавершения.

В приложении Outlook 2010 файл списка автозавершения (NK2-файл) больше не используется. Элементы списка автозавершения теперь хранятся в почтовом ящике Microsoft Exchange Server или в файле данных Outlook (PST-файле) конкретной учетной записи.

Учетные записи Exchange Server

Если используется учетная запись Exchange Server, список автозавершения хранится в почтовом ящике на сервере Exchange. Это позволяет использовать список автозавершения на любом компьютере, где есть приложение Outlook с учетной записью Exchange.

Учетные записи POP3

Список автозавершения хранится в файле данных Outlook (PST). Сведения о его расположении см. в разделеФайл данных Outlook (PST) .

Учетные записи IMAP и Windows Live Hotmail

Список автозавершения хранится в файле данных Outlook (PST). Файлы данных Outlook (PST) для учетных записей этих типов отличаются от других PST-файлов в Outlook. Эти файлы используются в качестве копий данных на почтовом сервере учетной записи и не предназначены для перемещения или восстановления. Новый PST-файл создается при настройке учетной записи IMAP или Windows Live Hotmail в другом профиле Outlook или на другом компьютере. Таким образом, список автозавершения является уникальным для компьютера и профиля, где настроена учетная запись, и элементы из него недоступны при использовании другого профиля или компьютера.

Правила (RWZ)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook

ПРИМЕЧАНИЕ. При обновлении до Outlook 2010 с более ранней версии Outlook, чем Microsoft Outlook 2002, на жестком диске компьютера может находиться RWZ-файл. Этот файл больше не требуется, а сведения о правилах теперь хранятся на сервере, на котором запущен Microsoft Exchange, и в файле данных Outlook (PST) для учетных записей электронной почты POP3 и IMAP . Этот файл можно удалить.

Если используется функция импорта и экспорта правил, расположением RWZ-файлов по умолчанию является папка Документы .

Стили печати (файл Outlprnt без расширения)

Windows Vista диск :\Users\имя-пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook

Подписи (RTF, TXT, HTM)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Signatures

Бланки (HTM)

Windows 7 и Windows Vista диск

Windows 7 и 64-разрядная Windows Vista с 32-разрядным Outlook 2010 диск :\Program Files (x86)\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Windows XP диск :\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Нестандартные формы

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Local\Microsoft\Forms

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Словарь (DIC)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\UProof

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\UProof

Шаблоны (OFT)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Templates

Настройки отправки и получения (SRS)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Application Data\Microsoft\Outlook

Сообщение (msg, htm, rtf)

Windows 7 и Windows Vista диск :\Users\имя_пользователя \Documents

Windows XP диск :\Documents and Settings\имя_пользователя \Мои документы

Кажется, совсем несложный вопрос: Где хранится электронная почта?

Почта может храниться на сервере или в личной папке на вашем компьютере (файле личных папок, PST-файле). Сегодня мы поговорим о том, как сообщения хранятся на вашем компьютере.

Хранение сообщений локально, на собственном компьютере

Предположим, что вы решили сократить размер почтового ящика путем хранения сообщений электронной почты на своем компьютере (вместо их хранения, например, на почтовом сервере). Возможно, вам просто необходимо переместить часть сообщений, связанных с важным проектом, с одного компьютера на другой. Как это сделать? Где после выполнения этих действий будет храниться электронная почта?
Ответ: почта будет храниться в личной папке Outlook (файле личных папок, PST-файле). Существует два способа хранения почты в PST-файлах.

Создание и использование личных папок (PST-файлов) выполняется в приложении Outlook довольно просто. Ниже приведен ряд причин, по которым следует использовать личные папки.

• Освобождение места на сервере Личные папки следует использовать при получении от системного администратора уведомлений о том, что размер почтового ящика приближается к предельно допустимому.
• Более эффективное документирование Используйте личные папки для хранения сообщений, необходимых для профессиональных или личных целей. Хранилище PST позволяет поддерживать «документальный след».
• Переносимость Личные папки можно использовать для переноса или копирования сообщений с одного компьютера на другой, а также для резервного копирования на компакт-диск или иной съемный носитель.

Подумайте, прежде чем сохранить сообщения локально

Доступ к сообщениям, хранящимся в PST-файле, в каждый момент времени может получить только один пользователь, поэтому политики в некоторых организациях не допускают или явным образом запрещают локальное хранение сообщений.

Мы только что рассмотрели преимущества этого подхода, однако также необходимо знать, что локальное хранение подходит не всем. Чтобы понять, подходит ли оно вам, необходимо принять во внимание приведенные ниже факты.

• При использовании PST-файлов доступ к сообщениям в каждый момент времени возможен только с одного компьютера. Сообщения, хранящиеся в PST-файлах, менее доступны, чем сообщения на почтовом сервере. Сообщения хранятся на вашем компьютере, поэтому с другого компьютера они будут недоступны. (Способ обхода этого ограничения см. в последнем курсе серии.)
• Одновременно с PST-файлом может работать только один пользователь. Даже при совместном использовании компьютера и предоставлении общего доступа к PST-файлу пользователь сможет открыть этот файл только после того, как работающий с файлом пользователь закроет файл.
• Локальное хранение может быть запрещено политиками организации. В некоторых организациях приняты правила, определяющие, что можно и что нельзя хранить. Политики хранения организации могут запрещать создавать PST-файлы (или препятствовать их созданию). Вместо перемещения сообщений в собственные папки пользователям предоставляется доступ к особым «управляемым папкам». Как правило, создает такие папки и управляет ими системный администратор.

Пора приступить к действиям, используя функцию архивации

Мы рассмотрели некоторые преимущества и недостатки локального хранения сообщений. Настало время рассмотреть способы. Начнем с архивации. Главное преимущество функции архивации (также известной как автоархивация) заключается в том, что для ее использования необходимо всего лишь нажать кнопку Да .

При обычной установке Outlook функция автоархивации включена по умолчанию. (В четвертом курсе серии будет показано, как изменить параметры по умолчанию.) Это означает, что как только вы нажали кнопку Да в окне сообщения Outlook «Выполнить автоматическую архивацию старых элементов сейчас?», функция автоархивации начнет выполнять свою работу.

Функция автоархивации перемещает сообщения в зависимости от срока их хранения. Это выполняется регулярно (например, каждые 14 дней), пока пользователь отвечает «Да».

Ниже приведен обзор работы этой функции.

Чтобы запустить процедуру, нажмите кнопку Да .

Сообщения перемещаются из почтового ящика…

…в архивную папку.

Приложение Outlook создает эту папку автоматически.

Все вложенные папки почтового ящика автоматически зеркально отображаются в архивную папку, а сообщения перемещаются в эти вложенные папки в соответствии с их местоположением в почтовом ящике. Таким образом, функция архивации копирует структуру почтового ящика в архивную папку. На рисунке видно, что папки Alpine Ski House и Contoso выглядят в архивной папке точно так же, как и в почтовом ящике.

Опять-таки, приложение Outlook выполняет всю работу автоматически.

Как вы уже заметили, приложение Outlook выполняет большую часть работы автоматически. Если вы относитесь к тем людям, которым необходимо, чтобы все было аккуратно, но которых не интересует, как именно это будет сделано, функция архивации - это ваш выбор. Каким образом эта функция соотносится с личными папками? Этот вопрос мы рассмотрим далее.

Личные папки предоставляют максимальную степень контроля

В отличие от функции архивации при использовании личных папок часть работы приходится выполнять самостоятельно. Это значит, что вам придется создавать папки и вложенные папки и помещать туда сообщения. Сообщения можно перемещать путем перетаскивания, с помощью команд меню или путем создания собственных правил. Каковы преимущества этого? Поскольку вы перемещаете сообщения сами, вы можете упорядочить их произвольным образом.

Подходит ли этот способ вам?

• Вы периодически очищаете папку «Входящие».
• Вы сохраняете сообщения каждый раз после прочтения.
• Вы группируете сообщения по проекту, теме и иным важным категориям.
• Вам нравится разрабатывать системы хранения и вы предполагаете обновить эти системы, например после завершения старых проектов и в начале работы над новыми.
• Вы создаете правила для перемещения сообщений в указанные папки.

Если это так, то вам понравится та степень контроля, которую предоставляют личные папки.

В обоих случаях используются PST-файлы

Как вы уже знаете, и при использовании архивации, и при использовании личных папок сообщения перемещаются (а не копируются) в папку Outlook. В обоих случаях перемещенные сообщения всегда будут доступны в папке в области переходов Outlook.

Другое сходство заключается в том, что в обоих случаях папки, вложенные папки и находящиеся в них сообщения хранятся в файле, который называется файлом данных Outlook. Этот файл также называется файлом личных папок Outlook, PST-файлом и личным хранилищем (PST-файл хранится на вашем личном компьютере).

Дополнительный тип личной папки

Для некоторых типов учетных записей доставка электронной почты осуществляется непосредственно в личную папку. Если электронная почта доставляется непосредственно на ваш компьютер, как это имеет место при использовании учетной записи POP3 или настроенной соответствующим образом учетной записи Exchange Server, ваш почтовый ящик будет подобен почтовому ящику, обведенному на рисунке красным цветом. Это означает, что в области переходов рядом со значком почтового ящика будет указано Личные папки .

Что это означает? Как правило, это означает, что электронная почта доставляется непосредственно в PST-файл на вашем компьютере. (По умолчанию этот файл называется Outlook.pst.) Даже если почта доставляется в личную папку такого типа, вы по-прежнему можете пользоваться функцией архивации или самостоятельно созданной личной папкой. Место на диске ограничено, папки заполняются, поэтому после наведения порядка поиск необходимых данных выполняется гораздо быстрее.